Зачем бизнесу нужна машиночитаемая доверенность и как её использовать

9 ЯНВАРЯ. ЧЕРКЕССК. Виталий Тарасов, генеральный директор СберКрокус, оператора электронного документооборота рассказал в своем интервью что такое машиночитаемая доверенность и для чего она нужна. 

- Что такое МЧД? Как она работает?

- Машиночитаемая доверенность (или МЧД) — это доверенность в электронном виде, которая выдается от имени юридического лица своему сотруднику (представителю) для подтверждения полномочий от имени юридического лица (подписание документов, сдача отчетности и совершение других действий).

Простыми словами: МЧД позволяет компьютеру прочитать содержание доверенности и подтвердить личность того, кто подписал документ (при условии, что полномочия указаны не в свободной форме).

Процесс создания МЧД прост и не занимает много времени. Созданные МЧД должны автоматически регистрироваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и в распределенном реестре ФНС — едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. После этого их можно применять при подписании документов компании с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭП) физического лица.

Машиночитаемая доверенность (или МЧД) – этодоверенность в электронном виде, которая выдаётся от имени юридического лица своему сотруднику(представителю) для подтверждения полномочий от имени юридического лица (подписание документов, сдачаотчетности и совершение других действий).

- Для чего конкретно нужна МЧД?

- Прежде всего, это автоматизация процессов – она позволяет системам автоматически проверять юридические правомочияподписывающего, ускоряя обработку документов.

Повышения безопасности – снижение риска подделки и ошибок при проверке юридических правомочийподписывающего, так как информация представлена в стандартизированном формате.

Совместимости с электронными системами – интеграции с различными платформами электронного документооборота становится проще благодаря унифицированному формату данных.

Соответствия законодательству – использование машиночитаемых доверенностей обязательно в подписании документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП) для сотрудников.

- Как выглядит машиночитаемая доверенность, и какие её форматы бывают?

- Это аналог бумажной доверенности в электронном виде. Она создается в текстовом формате XML.

Формат МЧД ‒ это закреплённый нормативно-правовым актом состав и структура файла машиночитаемой доверенности. Формат утверждает регулятор или отдельный оператор информационной системы. 

МЧД — необходимый элемент в подписании электронных документов с помощью квалифицированного сертификата электронной подписи физического лица как сотрудника ЮЛ или ИП. 

В России существует несколько форматов машиночитаемых доверенностей (МЧД):

• Формат 002 (базовая форма для контрагентов, используется для оформления стандартных доверенностей между хозяйствующими субъектами).
• Формат 003 (EMCHD) ‒ единый формат (как для контрагентов, так и для государственных органов. 
• Формат 5.01 (для использования налоговыми органами, выводится из оборота).
• Формат 5.02 (расширенная версия формата 5.01 для налоговых органов).
• Формат СФР (специальный формат для системы ЭДО и портала Социального фонда России).
• Прочие форматы (разработаны для специализированных информ. систем).

- Как выпустить МЧД для сотрудника и в каких случаях она обязательна? Когда МЧД заменяет бумажную доверенность?

- Машиночитаемые доверенности обязательны для подтверждения полномочий человека, подписавшего электронный документ от имени юридического лица или ИП. Исключение составляет подписание документов сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП. Первые могут действовать от имени компании без доверенности в силу закона, а вторые фактически подтверждают свои собственные действия.

В случае электронного документооборота между организациями: если компании обмениваются юридически значимыми документами через системы ЭДО, то наличие МЧД необходимо для проверки юридических правомочий подписывающего.

Обмен документами с госорганами в электронном виде: взаимодействие с государственными органами также требует использования машиночитаемого формата доверенностей, особенно когда речь идёт о подаче электронных заявлений, отчётностей и других юридически значимых документов.

Соблюдение законодательства и стандартов: для соответствия требованиям российских нормативных актов организации обязаны использовать МЧД при использовании КЭП сотрудника (за исключением случаев, когда определён иной порядок предоставления доверенности).

- На что обратить внимание при работе с МЧД?

- Машиночитаемые доверенности отзываются также легко, как и выпускаются (за исключением нотариальной доверенности): доверитель формирует заявление в информационной системе (ИС) на отзыв доверенности, а оператор ИС в срок не позднее 12 часов с момента получения заявления должен разместить информацию об отмене. Поэтому получателям электронных документов, подписанных доверенным лицом с предоставлением МЧД, следует всегда проверять доверенность на действительность и соответствие содержащихся в ней полномочий. Если доверенность недействительна на момент подписания, или в ней нет применяемых полномочий, то документ теряет юридическую значимость.

Проверить статус МЧД, как правило, можно в информационной системе, в которой она выдана, или в сервисах операторов ЭДО. Также получить необходимую информацию о статусе, сроке действия и полномочиях можно в распределённом реестре ФНС ‒ единомблокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД).