Unsere Tipps und Tools für einen produktiven Tag

Ich bin der beste Zauderer, den ich kenne, und außerdem habe ich die Aufmerksamkeitsspanne eines Kleinkindes in einem Spielzeugladen. Wenn es also darum geht, meine To-Do-Liste durchzugehen, ist es sicher nicht einfach. Es genügt ein kurzer Benachrichtigungs-Ding, und schon ist es eine Stunde her, dass ich meine Aufgabe aufgegeben habe und drei Paar Jeans, ein Kleid und ein Paar Schuhe, die ich nicht brauche, zu meinem hinzugefügt habe Warenkorb auf der Website von Abercrombie. Es ist ein Problem, das so tief in meiner Welt verwurzelt ist, aber da ich einen Job habe, den ich liebe und behalten möchte, ist es einfach keine Option, den ganzen Tag meine Arbeit zu ignorieren, um online einzukaufen und durch soziale Medien zu scrollen. Aber zu lernen, wie ich inmitten der Ablenkungen der Welt und meiner fast nicht vorhandenen Aufmerksamkeitsspanne einen produktiven Tag verbringen kann, ist etwas, was mir im Laufe der Jahre erschreckend gut gelungen ist, deshalb teile ich die praktischen Strategien, die mir helfen, den ganzen Tag über konzentriert und produktiv zu bleiben, denn wenn ich Ich kann es schaffen, vertrau mir, du kannst es auch.

Unsere Top-Tipps für einen produktiven Tag

Visualisieren Sie einen erfolgreichen Tag

Nehmen Sie sich im Rahmen Ihrer Morgenroutine jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um sich vorzustellen, wie ein erfolgreicher, produktiver Tag für Sie aussehen würde. Es gibt wahrscheinlich ein paar Aufgaben, die Ihnen in den Sinn kommen, von denen Sie wissen, dass Sie sie erledigen müssen, und dann vielleicht ein paar, die Sie gerne erledigen würden. Überlegen Sie, wie gut Sie sich am Ende des Tages fühlen werden, wenn Sie alle durchstehen. Dieses Gefühl hilft mir im Alleingang, den Rest des Tages mit Energie zu überstehen, weil ich das Erfolgserlebnis spüren möchte, das ich mir vorstelle, und ich weiß, dass ich im nächsten Tag in einer noch besseren Position sein werde, wenn ich alles tue, was ich mir vorgenommen habe Tag auch.

Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Verzeihen Sie mir, dass ich wie ein Besserwisser klinge, aber wenn man nicht plant, plant man auch zu scheitern. Ganz gleich, ob Sie lieber mit dem Stift zu Papier gehen oder einen dieser schicken digitalen iPad-Planer nutzen, Sie werden eine Steigerung Ihrer Produktivität bemerken, wenn Sie Ihren Tag mit der Erstellung einer To-Do-Liste beginnen. Auch wenn Sie bereits wissen, was Sie für den Tag tun müssen, und nicht das Bedürfnis verspüren, es aufzuschreiben, ermutige ich Sie, es trotzdem zu tun. Wenn Sie Ihre wichtigen Aufgaben vor sich sehen, können Sie sich an Ihre Ziele erinnern, Verantwortung übernehmen und im Gegenzug Ihre Produktivität steigern. Ich schreibe sogar gerne meinen Tagesplan auf, um zu sehen, wann ich an Besprechungen teilnehmen muss und wann ich Zeitblockierungen implementieren kann.

Kommunizieren Sie effizient

Eine meiner Lieblingsmethoden zum Aufschieben? Ich beginne nichts, weil ich nicht alle Informationen habe, die ich brauche, und warte dann bis zur letzten Minute, um nach den Informationen zu fragen. Meine „Ich kann damit noch nicht anfangen“-Einstellung macht süchtig, aber der Effekt, den sie auf meinen Stresspegel hat, wird umso schlimmer, je näher die Fristen kommen. Die sehr einfache und effektive Lösung hierfür besteht darin, einfach zu kommunizieren und dies effizient zu tun. Das heißt, wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie diese auf und stellen Sie sicher, dass Sie die Person, von der Sie Hilfe benötigen, alles fragen können, wenn Sie die Aufmerksamkeit der Person haben, von der Sie Hilfe benötigen du musst wissen. Dies verringert das Hin und Her und ermöglicht es Ihnen, mit dem gesamten Wissen, das Sie für die Erledigung Ihrer Aufgabe benötigen, an Ihre Aufgabe heranzugehen.

Machen Sie zeitlich festgelegte Pausen

Wir alle wissen, dass es wichtig ist, über den Tag verteilt Pausen einzulegen, um unseren Geist wieder aufzuladen, Stress abzubauen und unser Energieniveau aufrechtzuerhalten, aber wenn Sie so sind wie ich, können Ihre Pausen schnell etwas zu lang werden. Giftige Produktivität? Könnte nicht ich sein. Aus diesem Grund liebe ich es, während meines Arbeitstages zeitlich festgelegte Pausen einzulegen, die zwischen 5 und 30 Minuten liegen, je nachdem, wie mein Tag aussieht. Ich nutze diese Pausen, um von meinem Schreibtisch aufzustehen, mich zu strecken, meine Wasserflasche aufzufüllen, einen Spaziergang zu machen, einen Snack zu mir zu nehmen oder was auch immer ich in der mir erlaubten Zeit sonst noch unterbringen kann. Da es einen Timer gibt, der herunterzählt, bis ich wieder an meinem Schreibtisch sein muss, verliere ich keine Zeit. Stattdessen nutze ich meine Pausen optimal, damit ich erfrischt zurückkomme und bereit bin, wieder in die Produktivität bei der Arbeit einzutauchen.

14 Produktivitätstools, die wir lieben

1. Vorstellung

Notion ist eine Webanwendung, mit der Sie Ihre Dateien, Dokumente und Projekte verwalten können und die sogar über KI-Funktionen verfügt, die Sie bei allen arbeits- und lebensbezogenen Aufgaben unterstützen. Dies ist ein großartiges Tool für alle, die ihre Arbeitslast optimieren, nicht mehr eine Million Tabs verwenden und alles, was sie brauchen, an einem Ort im Auge behalten möchten.

2. Todoist

Egal, ob Sie Hilfe bei der Bewältigung Ihres Arbeitspensums, Ihrer Schularbeiten, Ihres Alltags oder all dem oben Genannten benötigen, Todoist ist eines der am höchsten bewerteten Aufgabenverwaltungstools, das sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten verwendet werden kann. Das Beste an Todoist sind meiner Meinung nach die Vorlagen, sodass Sie nicht stundenlang Ihre Aufgaben organisieren müssen. Sie können sie einfach in eine ihrer Dutzenden kuratierter Vorlagen einfügen und mit den Prioritäten fortfahren, die Sie priorisieren müssen.

3. Kalenderlich

Wenn Sie stundenlang in Ihren E-Mails hin- und herwechseln und versuchen, Besprechungstermine zu vereinbaren und sich mit anderen abzustimmen, lernen Sie Calendly kennen. Calendly ist ein Planungsautomatisierungstool, mit dem Sie den Zeitaufwand für die Planung minimieren und sich wieder auf Ihre Prioritäten konzentrieren können.

4. Asana

Von Listen über Boards bis hin zu Kalendern und Gantt-Diagrammen – mit Asana können Sie ganz einfach Aufgaben verwalten, den Überblick über Projekte behalten, mit anderen Teams zusammenarbeiten und sich koordinieren, Termine im Auge behalten und vieles mehr. Ich bin vielleicht voreingenommen, weil ich es jeden Tag verwende, aber es ist wirklich ein lebensrettendes Werkzeug für jeden, der Klarheit über seine Prioritäten und Ziele gewinnen und mit anderen produktiven und erfolgreichen Menschen zusammenarbeiten möchte.

5. Klicken Sie auf „Nach oben“.

ClickUp ist ein einfaches und benutzerfreundliches Aufgabenverwaltungstool, mit dem Sie Ihre Arbeitsbelastung verwalten, Listen erstellen, Notizen machen und mehr können. Es bietet sogar die Möglichkeit, die Zeit pro Aufgabe oder Projekt zu verfolgen, Diagramme zu erstellen, die zeigen, wie viel von einem Projekt abgeschlossen ist und was noch getan werden muss, und vieles mehr.

6. Montag

Monday bietet alle Vorteile eines Projektmanagementsystems sowie weitere Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen, Verkaufszyklen verwalten, Leads im Auge behalten und vieles mehr können. Es wird von vielen großen Unternehmen wie Glossier, Hulu und Universal Studios verwendet. Wenn Sie also ein kleines Unternehmen besitzen oder für eines arbeiten, das expandieren möchte, ist Monday genau das Richtige für Sie.

7. Evernote

Wenn Sie Listen überall haben und es Ihnen schwer fällt, zu entscheiden, welche tägliche Aufgabe auf welcher Liste Ihre wahre Priorität hat, ist Evernote das Produktivitätstool für Sie. Sie können alle Ihre Listen, Notizen, Dokumente und alles andere, was Sie zum Erledigen Ihrer Aufgaben benötigen, an einem Ort ablegen und sie sogar planen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan bleibt. Darüber hinaus funktioniert Evernote auf allen Ihren Geräten, sodass Sie immer Zugriff auf das haben, was Sie brauchen.

8. Google Kalender

Wenn Sie Google Kalender noch nicht verwenden, weiß ich nicht, womit Sie arbeiten. Mit Google Kalender können Sie Ihre Besprechungszeiten, Zeitblöcke, Termine und mehr einfach und schnell verwalten und Sie können ihn sogar mit anderen teilen, damit diese wissen, dass Sie bei der Arbeit nicht gestört werden. Wenn Sie es richtig nutzen, ist es mehr als nur ein Kalender – es ist ein Zeitmanagement-Tool.

9. Pomodor

Haben Sie schon einmal von der Pomodoro-Technik gehört? Im Grunde handelt es sich um eine Zeitmanagementmethode, die auf 25-minütigen Abschnitten konzentrierter Arbeit basiert, die durch 5-minütige Pausen unterbrochen werden, und diese App verfolgt diese Timer für Sie. Einige der produktivsten Menschen, die ich kenne (viele, mit denen ich zusammenarbeite!), verwenden diese Technik und schwören darauf, dass sie einer der einfachsten Tipps zur Produktivitätssteigerung ist.

10. Umschalten

Wenn Sie einen Timer in Ihren Arbeitstag integrieren, aber auch Ihre Zeit erfassen möchten, ist Toggl das richtige Tool für Sie. Es ermöglicht Ihnen, jede benötigte Zeit festzulegen und diese dann automatisch in den von Ihnen festgelegten Zeiträumen nachzuverfolgen, sodass Sie überprüfen können, wo Ihre Zeit am Ende des Tages, der Woche, des Monats oder des Jahres tatsächlich verbracht wird.

11. Fokusmodus

Wenn ich einen anstrengenden Tag habe und unbedingt sicherstellen muss, dass ich einen produktiven Arbeitstag habe, nutze ich den Fokusmodus auf meinem iPhone. Unabhängig davon, ob Sie sich nur konzentrieren müssen oder während der Arbeit nicht an Ihrem Telefon arbeiten möchten, können Sie mit dem Fokusmodus Automatisierung und Parameter rund um die Apps, die Sie verwenden können, die Benachrichtigungen, die Sie erhalten, und mehr festlegen.

12. Zapier

Haben Sie Aufgaben auf Ihrer Liste, die sich so oft wiederholen, dass Sie sie am liebsten automatisieren würden? Nun, mit Zapier ist das wahrscheinlich möglich. Zapier verbindet sich mit über 5.000 Apps, um Automatisierungen ohne Code zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise immer Ihre Aufgaben aus Asana zu Ihrer Todoist-App hinzufügen, kann Zapier dies mit nur einer schnellen Automatisierung für Sie erledigen.

13. Tasche

Pocket ist eines meiner absoluten Lieblingstools, weil es mir dabei hilft, mich nicht ständig von Online-Artikeln, die ich lesen möchte, Rezepten, die in meinem Feed auftauchen, und vielem mehr ablenken zu lassen. Anstatt mitten am Tag in sie einzutauchen und mich ablenken zu lassen, verwende ich Pocket, um sie alle für später aufzubewahren. Wenn ich also bereit bin und Zeit habe, sie zu lesen, habe ich sie alle an einem Ort für mich.

14. Denken Sie an die Milch

Apropos Ablenkung: Früher ließ ich mich während der Arbeitszeit sehr leicht von meinen Alltagsaufgaben ablenken, aber dann bin ich auf Remember the Milk gestoßen. Diese App holt mir all das aus dem Kopf und speichert es auf einer Liste, und sie ermöglicht mir auch, sie an andere Menschen in meinem Leben zu delegieren. Wenn zum Beispiel der Gang zur Post auf meiner Liste steht und ich weiß, dass ich es diese Woche nicht schaffen werde, kann ich ihn an meinen Verlobten delegieren, damit dieser ihn auf dem Heimweg von der Arbeit erledigt. Dadurch bleibe ich in der Arbeitszone, ohne dass ich bei dem, was getan werden muss, in Rückstand geraten.