Как быстро и правильно организовать удаленку?
Компании может понадобится перевести рабочий процесс на удаленку по разным причинам. Иногда это связано с внешними обстоятельствами, иногда с желанием самих сотрудников либо оптимизацией деятельности компании. Ведь удаленная работа имеет немало преимуществ как для руководителей (как минимум не нужно тратиться на организацию рабочих мест), так и для самих сотрудников (можно работать в максимально комфортной обстановке
Сообщение Как быстро и правильно организовать удаленку? появились сначала на Газета Слонімская.
Компании может понадобится перевести рабочий процесс на удаленку по разным причинам. Иногда это связано с внешними обстоятельствами, иногда с желанием самих сотрудников либо оптимизацией деятельности компании. Ведь удаленная работа имеет немало преимуществ как для руководителей (как минимум не нужно тратиться на организацию рабочих мест), так и для самих сотрудников (можно работать в максимально комфортной обстановке и зачастую по гибкому графику). Но перед тем, как переходить, необходимо убедиться, что продуктивность работы от этого не пострадает. А для этого нужно продумать несколько существенных моментов.
Техника и программы, необходимые для работы
Первое, с чем нужно определиться, есть ли у сотрудников все необходимое для работы. Основной элемент – это персональный компьютер/ноутбук, которые можно использовать для выполнения рабочих задач и установки всех необходимых программ.
У многих домашние компьютеры обладают гораздо меньшей мощностью, чем рабочие, из-за чего могут возникнуть сложности с работой в нескольких программах одновременно. Если в вашем штате такие нашлись, подумайте, можете ли вы предоставить им в пользование рабочие компьютеры? И обязательно поинтересуйтесь в бухгалтерии, как это лучше сделать с точки зрения материальной ответственности.
Что касается программ, то все ли из них можно установить самостоятельно? Нужны ли для этого какие-то ключи? Как будет организован удаленный доступ к информации, которая хранится на серверах? Например, многие работают с программой «1С:Управление предприятием», которая имеет широкий список функций и используется подавляющим большинством сотрудников компании. Убедитесь, что все, кому нужно, смогут иметь к ней доступ, что безопасность данных будет обеспечена на достаточном уровне, а сервер, на котором все это хранится достаточно отказоустойчив, чтобы пережить непредвиденные ситуации.
Также подумайте, как можно оптимизировать процесс доступа к данным и отчетности. Есть множество программных продуктов, которые могут в этом помочь. Начиная с «1С: Управление торговлей» 8 и заканчивая постановщиками задач типа Битрикс24 или Asana.
Подумайте, как будет организована связь и контроль работы
Отсутствие начальника и коллег под рукой для большинства из тех, кто привык работать в офисе, сразу создает нерабочую атмосферу, из-за чего может произойти снижение эффективности работы. Поэтому необходимо, выработать четкую схему коммуникационного взаимодействия.
Создать общий чат для всех сотрудников, который нужен не только для того, чтобы сообщать новости компании, но также и, например, видеть, кто сейчас на работе. Каждый сотрудник может написать «привет» в начале дня, чтобы все видели, кто уже на связи, а также сообщать, когда уходит на обед /в течение какого времени будет недоступен и заканчивает рабочий день (слово «пока»).
А также создать отдельный чат для каждого отдела, чтобы они могли своим коллективом не только обсуждать рабочие вопросы, но и просто перекинуться парой слов или картинок. Многим для эффективного выполнения рабочих задач необходимо чувствовать свою причастность к коллективу все время.
Каждый день или раз в два-три дня (на усмотрение руководителя) необходимо проводить видео-летучку, чтобы убедиться, что каждый знает свои задачи на день, а также выяснить, на каком этапе находится тот или иной проект.
И самое главное, нужно разъяснить всем сотрудникам правила работы на удаленке. Когда может начинаться и заканчиваться рабочий день, в какое время необходимо обязательно быть на связи, как, куда и когда предоставлять отчеты и так далее, чтобы было четкое понятие, что требования к выполнению обязанностей не изменились.
Оптимизация рабочих процессов
Если переход на удаленку планируется осуществить без возврата в офис, тогда стоит подумать о том, можно ли что-то отдать на аутсорсинг, так как нецелесообразно держать полный штат сотрудников, если работу части из них можно передать сторонним компаниям, услуги которых обойдутся дешевле в конечно итоге. Например, очень популярен сегодня аутсорсинг бухгалтерии или системного администрирования. При этом вы получаете выгоду не только в финансовом плане. Контроль за выполнением целого ряда задач и процессов уже будет лежать на других, что также значительно облегчает управление фирмой и дает дополнительное свободное время.
Сообщение Как быстро и правильно организовать удаленку? появились сначала на Газета Слонімская.
