Как подготовить IT-компанию ко второй волне пандемии
Рассказывает Сергей Ложкин, управляющий партнер компании NFP, член комитета по безопасности и защите бизнеса МРО «Деловая Россия»
Не успели мы отойти от первой волны пандемии и внезапно настигнувшей глобальной угрозе, как уже слышны новые штормовые предупреждения. Сейчас сложно сказать, как будет развиваться ситуация, в любом случае нужно вести антикризисную политику и применять лучшие весенние практики. Для бизнеса умение держать удар в сложной ситуации – показатель жизнестойкости и строссоустройчивости. Что касается IT-отрасли, как бы неговорили, что айтишники – вне кризиса, так или иначе пострадали все. И даже те, кому для выживания хватает работающего компьютера и настроенного интернета.
Результаты первой волны
Еще в начале марта мы стали постепенно перестраивать процессы. Основным моментов было удержание людей в рабочем состоянии, без паники и страха, которые очень мешают продуктивности и способствуют выгоранию. Для этого руководители отделов и менеджеры выполняли просветительскую миссию: беседовали с персоналом, объясняли, что в приоритете - сохранение всех штатных единиц и положенных выплат.
Рекомендованные меры по удаленной работе, рассадке в кабинетах и обеспечением сотрудников необходимыми средствами защиты мы выполнили. Офис не стали закрывать, здесь всегда присутствовали руководители и те, кто совмещал самоизоляцию с приездом в рабочее пространство. Подчеркну, что никаких сроков по выходу в привычный режим мы не ставили. И так хватало различных ограничений повсюду. Для всех людей этот период стал новым опытом, поэтому сложно было делать какие-то прогнозы.
Конечно, часть работы у нас приостановилась. Но, например, отделу IT и консультантов именно кризисные моменты обычно прибавляют задач. Спрос на автоматизацию процессов бизнеса возрастает, повышение эффективности деятельности становится ключевой задачей для выживания. Приобретает особое значение скорость, чтобы всё работало как часы. Такие заказы в непростой период мы стали обрабатывать и реализовывать с еще большей отдачей. Также много запросов было на построение системы электронного документооборота и внедрение роботов RPA для оформления документов, справок и прочих бумаг. С заказчиком у нас велась совместная работа, мы меняли процессы в компании и объясняли, как наиболее эффективно использовать решения и инструменты для оптимизации бизнеса.
Лучшие практики - на будущее
• В компании мы почти полностью перешли на электронный документооборот. Где не перешли - наладили курьерскую доставку. Обучили деталямнового формата ДО в первую очередь бухгалтерию, финансовый отдел и HR.
• Корпоративная версия MS Office 365 заменила все популярные инструменты удалённой работы. Записная книга, встречи в календаре, виртуальные кабинеты для встреч и многое другое легко встроили в компьютеры сотрудников.
• В приложении «Teams» мы публиковали серию постов о проектной жизни на удалёнке: новости об успехах на проекте, об авторах-разработчиках, интересных лайфхаках и решениях для максимальной реализации в формате онлайн.
• Live-чаты в приложении позволили сотрудникам общаться на различные темы, помогали компенсировать отрыв от социума. Пресс-служба компании выпускала больше новостей, интересных публикаций IT-тематики со всего мира.
• Мы попытались договориться о неких льготах с арендодателем, но, к сожалению, скидок нам не дали, сославшись на высокий налог на недвижимость. Зато предоставили возможность рассрочки платежа. Такжеудалость воспользовались льготным банковским кредитованием со ставкой 2%.
• Со своей стороны, мы также шли на уступки для клиентов. Например, с компанией-авиаперевозчиком, которая сильно пострадала и была на грани финансового кризиса, мы подписали соглашение об отсрочке платежа на 150 дней.
• За период с середины марта по июнь мы удаленно наняли 8 сотрудников. Новички проходили собеседования и выполняли тестовые задания дистанционно, дальше - в таком же режиме проводилась адаптация, объяснение ключевых моментов работы, функционала и так далее.
Советы
В кризисные периоды очень важно перестраиваться оперативно, но с холодной головой, без спешки. С персоналом усилить коммуникацию, с клиентами идти на компромиссы, стать более гибкими в умении договариваться, вести политику риск-менеджмента.
Пандемия заставила всех включиться в режим омниканальности, вести процессы также продуктивно вофлайне и онлайне, сбалансировать время и пространство с позиции присутствия и отсутствия.
Ключевой вектор с точки зрения людей всегда - сохранение текущих сотрудников. Что касается новичков, то лучше не спешить с расширением штата, если в этом нет острой необходимости.
Экономические, геополитические и прочие кризисы неизбежны. Поэтому бизнесу следует иметь сбалансированный портфель проектов из разных отраслей, не полагаться на какого-то одного крупного клиента или одну сферу. Периоды нестабильности дают встряску, заставляют думать иначе, развивать финансовую стабильность и распределять бюджет вне зоны привычного комфорта.
