Эксперт рассказал, как ускорить рабочий процесс
И правильно хранить кастрюли. Об этом и многом другом рассказал ведущий инженер Конструкторского бюро специального машиностроения Никита Романов
– Вы стали победителем Молодежной премии Санкт-Петербурга в номинации «бизнес и управление», в частности, за успешное внедрение концепции бережливого производства. Что это за «зверь» такой и с чем его «едят»? – Это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Она предполагает процесс оптимизации бизнеса, когда каждый сотрудник компании максимально ориентирован на потребителя. По сути, мы занимаемся управлением временем. Мы берем какой-то процесс, например технологический или бизнес-процесс. Изучаем его. Это может быть изготовление какой-то детали на производстве или документооборот в офисе. Скажем, простейший бизнес-процесс – отправить письмо. Для этого вам необходимо выполнить набор определенных действий: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка письма. Например, внедрение системы электронного документооборота исключает из этого набора значительное количество лишних действий исполнителя, связанных с поиском бланка письма, перемещением по этажам в поисках нужных людей, заполнением реквизитов и прочим. И это лишь вершина айсберга потерь. Как показывает практика, 10% от общего рабочего времени приводят к результату, а около 90% относится к потерям. В нашем отделе мы изучаем организацию, находим там процессы, которые можно ускорить, описываем их и улучшаем. Отмечу, что «бережливая» – не значит «скупая». Речь о том, что каждое предприятие должно быть готово гибко реагировать на запросы рынка и при необходимости осваивать новые сферы деятельности, подходы и методики. Хороший пример – производство гражданской продукции оборонными предприятиями при сокращении гособоронзаказа. Для любого предприятия важна скорость выполнения заказа, что называется, качественно и в срок. Заказчику неинтересно, как и что устроено внутри твоей компании, ему важно получить готовый продукт в срок. Если все получается, да еще и быстрее, чем у конкурентов, значит, заказчик вернется и будут новые заказы. – В чем основные сложности внедрения концепции? – Бережливое производство – концепция, которая пришла к нам из Америки, а туда – из Японии, по пути обрастая теоретическими знаниями, подтвержденными на практике. Мы с коллегами должны адаптировать эти зарубежные методики к нашим реалиям. Их можно применить к любому сотруднику – хоть офисному, хоть к рабочему. Концепцию еще только предстоит по-настоящему подстроить под российскую ментальность. Наши люди умеют масштабно и системно мыслить, мы умеем видеть взаимосвязи процессов, наконец, каждый немного альтруист. Все это необходимо учитывать при внедрении нового. Еще одна сложность – не всегда есть возможность проверить на практике, было ли эффективно предложенное тобой решение: в некоторых ситуациях нет четкой обратной связи. – Расскажите о наиболее характерных потерях времени. – К примеру, лишние перемещения, ожидание необходимой информации, документов. Скажем, работник что-то изготовил, но ему еще необходимо отнести изделие на склад. На этом теряется время. А для офисных сотрудников основным временем потерей является ожидание и поиск релевантной информации, которую впоследствии можно переработать в полезный материал. Внедрение улучшений рабочих процессов проходит в несколько этапов. Нельзя просто прийти и сказать: мол, теперь вы работаете в этой системе. Людей надо обучить, написать инструкции и стандарты – как и что лучше делать. У всех свои заботы, на следующий день они могут половину забыть и поэтому у них под рукой должна быть своеобразная инструкция, к которой они всегда могут обратиться. Я, в частности, работаю над созданием таких документов. Стал автором учебного пособия «Бережливое производство для руководителей научно-исследовательских и конструкторских подразделений», предназначенного для отечественных промышленных предприятий оборонно-промышленного комплекса. – Концепцию бережливого производства можно перенести на управление своим домом? – Легко. Одним из методов бережливого производства является организация рабочего места. Проще говоря, это когда все лежит на своих местах. То, что мы используем чаще всего, должно быть под рукой, как например, чай, чашка, чайник и сахар на кухне. Я холостяк, поэтому редко готовлю себе что-то вроде супа, как следствие – кастрюлями пользуюсь редко, поэтому они задвинуты в самый дальний угол шкафа и не мешают мне пить тот же чай. Если мне каждый раз пришлось бы отодвигать кастрюли, чтобы добраться до пачки с чаем, это была бы потеря времени. Та же история с инструментами. Производитель уже разложил их по специальным отсекам, если мы видим, что ложемент для молотка пустует, значит, предмет не на своем месте. – Вы являетесь одним из ключевых специалистов по внедрению корпоративной информационной системы. В чем ее суть? – Это система электронного документооборота, которая не только ускоряет процесс, но и делает его прозрачным. То есть мы видим, кто держит документы или долго не согласовывает их. Можно разобраться, почему у сотрудника возникает задержка, что ему мешает. Прозрачность позволяет сразу найти проблему и решить ее – это еще один принцип концепции бережливого производства. Многие организации закрывают глаза на свои проблемы, игнорируют возникающие потери. Они не всегда понимают важность того, что, решая возникающие проблемы сразу и в месте их возникновения, могут стать новым чудом света или со временем стать колоссом на глиняных ногах, закрывая на все глаза. Мне кажется, нет ничего плохого в том, чтобы подготовиться к возможным бурям рынка, предпринять упреждающие действия и не допустить катастрофы и финансового краха. Факты: Никита Романов родился 6 августа 1991 года в Ленинграде. Образование получил в Балтийском государственном техническом университете «Военмех» имени Д.Ф. Устинова. ● Принимал активное участие в формировании программы инновационного развития ракетно-космической промышленности. ● Является ключевым специалистом организации по внедрению корпоративной информационной системы «Альфа», разработал ряд процедур, регламентирующих работу пользователей. ● За время работы обучил более 250 специалистов и руководителей различного уровня основам работы в электронном административном документообороте. Мнение: ИРИНА ЖИЛЬНИКОВА, РУКОВОДИТЕЛЬ ПРЕСС-СЛУЖБЫ HEADHUNTER ПО СЕВЕРО-ЗАПАДУ: «С начала 2019 года в Петербурге мы открыли более 500 вакансий, в тексте которых встречалось упоминание о бережливом производстве. Количество подобных предложений о работе увеличилось на 51% в сравнении с прошлым годом. И спрос на специалистов аналогичного профиля будет расти, поскольку бизнес сегодня сфокусирован на сокращении издержек и повышении эффективности предприятий».
